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Le flex office : comment optimiser vos espaces de travail ?

flex office Now Bureaux

Le flex office : comment optimiser vos espaces de travail ?

Depuis quelques années, le flex office, ou bureau flexible en français, est de plus en plus souvent adopté par les sociétés en France. Serait-ce donc la fin du poste de travail individuel ?

Now Bureaux vous guide dans la découverte de cette méthode innovante d’organisation de bureaux.

 

Le flex office : késako ?

 

En quoi consiste le flex office ?

Concrètement, les bureaux ne sont plus attribués et les collaborateurs deviennent nomades. C’est donc un réel changement dans les habitudes de travail pour un environnement plus dynamique et collaboratif. Le matin, le salarié ne s’installe plus à SON bureau mais là où il y a de la place…

Cette tendance est née suite à un bouleversement du travail et aux nouveaux usages observés :

  • Seulement 60% des bureaux sont occupés. Cela ne serait pas inquiétant si cela ne représentait pas un coût immobilier important…
  • Avec l’essor du numérique, les salariés utilisent toute sorte de supports pour accéder partout et tout le temps à leurs outils de travail.
  • Le rapport au travail a évolué avec un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle. Ainsi, les employés recherchent souvent une organisation et des horaires plus flexibles.

Cela marque un changement des codes dans l’aménagement traditionnel de bureaux. Les entreprises doivent donc s’adapter. Le bureau ne sera plus un espace physique mais un lieu de collaboration et de créativité.

 

Le flex office pour une optimisation des espaces de travail

 

Lorsque chaque bureau est attitré, la totalité des postes n’est jamais totalement occupée. Entre les congés, les formations, les arrêts de travail ou encore les déplacements, de nombreuses places sont libres.

Le flex office est un moyen efficace pour que les postes servent plus souvent en totalité et pour ainsi réduire les coûts immobiliers. Pour exemple, le groupe Engie a gagné de cette façon entre 30 à 50% de surface et donc a diminué les frais et la facture énergétique…

Il suffit de se poser quelques questions pour comprendre l’utilité de cette nouvelle méthode d’organisation :

  • Combien de salles de réunion sont vides durant la majorité du temps ?
  • Combien de commerciaux sont régulièrement en déplacement et laissent un bureau inoccupé ?
  • Et cet été, comment optimiser les espaces vides lors des vacances de vos salariés alors que l’on manque de place pour l’accueil des stagiaires ?

C’est donc une réelle solution aux problèmes d’espace que rencontrent tous les types d’entreprises.

 

Aménager des espaces pour s’adapter au flex office avec Now Bureaux

 

Pour s’adapter au flex office, les espaces doivent donc être réinventés. Nous ne travaillons plus par service ou par pôle, mais par type de missions. Le travail collaboratif est mis en valeur et les salariés deviennent nomades.

Il est donc nécessaire d’aménager des espaces différents adaptés aux tâches des collaborateurs : espace de réunion, salle de coworking, cafétéria, salle de pause…

Besoin de concentration pour un dossier important ? Choisissez un espace calme loin du tumulte des conversations et des appels téléphoniques…

Besoin de communiquer avec vos collègues pour trouver une idée innovante sur un projet ? Privilégiez un espace propice aux échanges sans déranger vos collègues qui ont besoin de calme…

Mais, avant de mettre en place cette solution, l’entreprise doit repenser l’ergonomie des espaces et les modes de rangement : optimiser le système de sauvegarde et le réseau Wifi, mettre en place des casiers, tiroirs, placards et vestiaires pour le confort des salariés, etc…

 

Le clean desk : une tendance fortement liée au flex office

 

Fini la photo de famille en vacances ou encore le dessin du petit dernier près du bureau. Le flex office suppose en effet de dépersonnaliser les bureaux.

En fin de journée, le salarié nomade doit s’habituer à laisser ses dossiers et affaires personnelles dans un casier ou un placard sécurisé mis à sa disposition.

Et le bureau est désormais épuré à l’extrême.

clean desk flex office Now Bureaux

C’est ainsi que se définit le « clean desk », grande tendance du moment. Et son succès s’explique aussi par ses nombreux avantages :

  • Une meilleure organisation des collaborateurs, qui sont ainsi encouragés à classer leurs documents.
  • Une meilleure productivité des salariés devenus nomades.
  • Une réduction de vols d’informations ou de dossiers sensibles.
  • En continuité, le développement d’une démarche écologique avec le tri sélectif et une réduction des impressions.

 

Le flex office, une solution pour améliorer le bien-être au travail

 

Avec la mise en place croissante d’outils digitaux, le flex office encourage au partage d’expériences entre collègues et à se déplacer plus facilement dans les espaces.

En effet, il se base sur une organisation en mode projet améliorant les échanges au sein d’une même équipe mais aussi entre différents services.

De plus, en offrant de cette façon plus d’autonomie aux salariés, ces derniers se sentent plus impliqués vis-à-vis de l’entreprise.

C’est un réel levier de bien-être et de performance qui améliore le bien-être des salariés et la qualité de l’environnement au travail.

 

Le flex office, une solution facile à instaurer ? Pas si sûr…

 

Le flex office présente de nombreux avantages. Mais, ce n’est pas toujours au goût des salariés…

Selon une étude d’Opinion Way, 68% des français sont contre le flex office. Quand 38% d’entre eux voit une nouvelle liberté dans la manière de travailler, 45% ressentent une déshumanisation de l’entreprise et de ne plus être qu’un numéro…

En n’ayant plus d’espace dédié, celui-ci a parfois le sentiment de perdre sa place dans la société. Cela peut donc devenir une course entre collègue à celui qui arrivera le premier pour avoir la meilleure place !

Alors, comment rendre cette expérience agréable et constructive pour vos salariés ? Comment éviter tout échec ?

Tout d’abord, il ne faut pas adopter le flex office parce que c’est la tendance actuelle mais parce que l’on en ressent le besoin et un intérêt pour son équipe et son organisation !

De plus, pour une pleine réussite du changement, tout le monde doit jouer le jeu, du PDG aux ressources humaines… Ce système ne peut pas être accepté par les collaborateurs si certains bénéficient encore d’un bureau dédié.

Enfin, il est important de communiquer auprès de ses salariés pour les préparer à cette nouvelle organisation.

 

 

Réelle source de réussite, de bien-être et de performance, le flex office présente de nombreux avantages.

Mais, il est indispensable de bien s’y préparer et suivre quelques règles pour éviter toute rupture avec vos collaborateurs…

 

Vous avez des questions sur ce sujet ? Vous souhaitez échanger avec nous sur un réaménagement de vos espaces de travail ?

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