Salles de réunion : comment les optimiser efficacement ?
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Salles de réunion : comment les optimiser efficacement ?

Qui n’a jamais vécu le fait de chercher pendant de longues minutes des salles de réunion disponibles ? Vous êtes là avec votre équipe, votre client, votre fournisseur et aucun espace n’est disponible… Mais parfois, une seule personne souhaite simplement s’isoler pour téléphoner ! Et oui, mais lui, il l’a réservé sur l’outil magique qui est à disposition dans votre entreprise pour la gestion et la réservation des salles. Alors tout le monde s’énerve, personne ne comprend et se dit “ il nous manque vraiment des salles et des m² ! “

 

Check-list des bonnes questions à se poser pour vos salles de réunion

Bien sûr, comme mentionné dans notre article précédent (Les salles de réunion : un enjeu majeur pour la performance globale), les façons de travailler ont évolué : on collabore, on travaille en “mode projet” et donc nous sommes amenés à nous réunir. En soi, les réunions ont toujours existé, nous sommes d’accord, mais les objectifs de ces réunions ont bien changé ! Et qui dit changement de méthodes de travail, dit aussi changement de configuration, soyez-en sûrs ! Essayez de répondre objectivement à ces questions :

> Êtes-vous bien sûr que votre grande salle de réunion, pouvant accueillir 15 personnes, est vraiment rentable en étant utilisée une fois par mois pour le CODIR ?

> Pouvez-vous affirmer qu’avec la fameuse configuration en ”U” faite pour dix personnes, vos trois collaborateurs sont ouverts à la réflexion, et donc productifs ?

> Avez-vous le matériel technologique adéquat pour accueillir les collaborateurs d’une autre site, pour des visioconférences, conf calls ; et des espaces adaptés pour les accueillir ?

Tant de questions se posent et jouent la concentration de vos collaborateurs, le gain de temps, et la productivité… Et si vous vous posiez des questions sur la dimension de vos salles, pour mieux les adapter à leurs objectifs ?

 

Des salles de réunion pour des activités spécifiques

Vous voulez gagner en efficacité ? Voici quelques conseils pratiques… et pas des moindres !

> Faites-en sorte que vos m² soient rentables, mais aussi agréables ! On parle d’optimisation des espaces et de les rendre attractifs.

> Aidez vos collaborateurs à ne plus errer dans les couloirs en optimisant les salles, en créant des espaces “acoustiques” (vous vous rappelez ? On en a parlé dans cet article !) … Cela leur évitera de perdre du temps, et donc de perdre en efficacité (surtout quand ils sont énervés !)

> Définissez vos besoins en amont pour créer vos espaces : aujourd’hui vos problématiques tournent autour de leur dimension et du peu de flexibilité qu’elles offrent.

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Comment (re)définir mes besoins salles de réunion ?

La clé se trouve dans l’analyse des besoins :

  • ceux de vos collaborateurs,
  • de vos fournisseurs,
  • de vos clients…

Vous vous rendrez peut-être compte qu’il serait judicieux de créer ou d’aménager des espaces en cabines acoustiques pour que vos collaborateurs puissent téléphoner, faire des groupes de projets, des visioconférences, des séances de brainstorming… et ainsi, se rencontrer à deux, voire trois, voire plus…

En complément de cela : votre “grande salle” est-elle vraiment avantageuse ? Posez-vous peut-être alors la question de la location. On sait d’ailleurs que pour stimuler la créativité, il est parfois bon de sortir des locaux de l’entreprise…

Rentabilité au m² et gain de productivité sont les points que vous obtiendrez rapidement si vous questionnez et observer correctement vos équipes et si vous faites correspondre leurs besoins d’échanger, de partager, de communiquer. Au-delà de ces éléments, il faut penser à la confidentialité des informations. La logique tourne autour de la manière dont vous voulez travailler au sein de votre société. Et vous avez les cartes en main !

De nombreuses solutions existent, Now Bureaux vous accompagne dans cette démarche pour que votre investissement soit rentable et pérenne pour votre entreprise. L’objectif étant agir sur la qualité de vie au travail.

N’hésitez pas à nous faire part de votre projet et vos questions via ce formulaire :

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