Les salles de réunion : un enjeu majeur pour la performance globale !
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Les salles de réunion : un enjeu majeur pour la performance globale !

Nous sommes à l’heure du collaboratif ! Toutes les entreprises travaillent désormais en « mode projet », on entend parler partout de la puissance de l’intelligence collective. C’est en ce sens que l’entreprise évolue et se développe. Sans tomber dans le travers de la « réunionnite », le travail collaboratif peut revêtir différentes formes. 

Seule une bonne compréhension des différents besoins de communication dans l’entreprise vous permettra de définir les espaces de réunion, les lieux de partage, d’innovation et de création, de délimiter les espaces en fonction de l’objectif.

 

Les salles de réunion et formations

Vous faites souvent des réunions de présentation, de formation ? Dans ce cas, il sera nécessaire d’en définir la fréquence et le nombre de participants (nous verrons l’intérêt de ce câblage dans un prochain article).

Il est important dans ce type de réunion que vos participants soient totalement en écoute et donc  « confort ». Il faudra alors être particulièrement vigilant au fait que les participants aient suffisamment d’espaces pour être assis confortablement (attention aux assises !).

Pensez aussi au formateur ou présentateur, qu’il puisse circuler dans la salle ou entre les participants.

On a tous déjà assisté à une réunion statique qui, même si le fond est intéressant, le fait que le présentateur ne bouge pas, devient vite soporifique. Le mobilier devra être adapté, des chaises permettant d’être assis une demi voire une journée entière ; des tables ou tablettes (et oui, le support de vos participants pour prendre des notes ne doit pas être leurs genoux!).

Réfléchissez aussi si vous avez besoin pendant ses réunions ou formations à un peu de mobilité, histoire de ne pas passer 15 minutes à bouger les tables pour faire les groupes.

Enfin pensez à l’éclairage.

Attention aux salles que l’on met dans le noir pour mieux voir l’écran de projection. Privilégiez une lumière minimale de 500 lux, protégez légèrement vos fenêtres d’un soleil trop important, et si possible dissocier la lumière de la salle de la lumière de la « scène ». Préférez un écran plat (à l’heure d’aujourd’hui, c’est le minimum!) et ainsi exit le rétroprojecteur avec la lampe qui n’a pas été changée et qui rend la présentation toute jaune…

 

Les lieux pour le travail collaboratif

réunions

Vous organisez aussi probablement des réunions de travail, où chacun peut s’exprimer pour avancer sur une thématique précise. Celles-ci sont bien souvent faites dans la « fameuse salle de réunion disposée en U ».

Croyez-vous alors sincèrement que, assis autour de ces bureaux lourds et fixes, avec un petit paperboard, vos équipes seront créatives ? Les espaces permettant la créativité devront être aménagés de manière beaucoup plus flexible, munies de supports adéquats, tout doit être propice au brainstorming. C’est quoi une salle flexible ? Une salle dans laquelle les participants pourront à souhait, se mettre debout, assis, écrire, noter montrer sur différents supports, différents endroits, donnez aux esprits les moyens de s’échapper …..

N’oubliez pas, ces salles où les échanges seront intenses, devront être insonorisées.

 

Les espaces pour les “petites rencontres”

Et puis bien sur pour finir, il y a toujours la réunion informelle, le brief, la conf call ou le RDV faite sur le « coin d’un bureau ». Bien sûr à l’heure des open spaces, ce type d’échanges devient vite gênant pour les autres. Il est donc possible d’envisager des espaces avec du mobilier collaboratif pour 2-4-6 personnes… Grâce au mobilier acoustique, adoptez les espaces avec fauteuils, chaises hautes un peu à l’écart des bureaux, ces espaces sont très favorables à la communication.

Multipliez ces espaces dans l’entreprise afin que chacun puisse se « poser » rapidement sans avoir à regarder un lourd suivi administratif pour savoir si pour le RDV qu’il a avoir son collaborateur une potentielle salle est « dispo ». Et n’oubliez pas de chouchouter l’ambiance de votre salle de repos ou cafétéria : c’est un lieu d’échanges importants. Et oui c’est bien là, autour d’un café que se font les discussions, alors ne négligez pas son confort.
En finalité, on comprend bien que les entreprises n’évoluent que grâce à leurs collaborateurs, et les échanges qui se produisent entre eux. Finis les bureaux totalement fermés ou personne ne se parle dans la journée. Avant de penser que vos locaux sont trop petits, qu’il vous manque des salles, que vos bureaux en open spaces sont inappropriés, réfléchissons ensemble à l’agencement : comprendre et identifier les différents types de réunions qui sont organisées dans votre entreprise, et seulement ensuite mettons en place les espaces adéquats.

Vous souhaitez en savoir plus ? Nous vous laissons remplir ce formulaire :

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